Beneficios de una oficina virtual

Existen diversas empresas y organizaciones que requieren flexibilidad en sus horarios de trabajo, donde los empleados tranquilamente puedan realizar sus actividades laborales desde cualquier lugar donde se encuentren.

En virtud de ello, han sido creadas las oficinas virtuales, las cuales permiten a los trabajadores reducir el tiempo de viaje, aumentar la productividad, y generar una tasa de rotación más baja.

En ese sentido, México ha incrementado el número de oficinas virtuales en todo su territorio, dado los beneficios que las mismas están aportando a las pequeñas, medianas y grandes empresas de diversos sectores comerciales.

Pero te preguntarás:

¿Cuáles son las ventajas de tener una oficina virtual desde casa?

Si apenas estas comenzando tu propio negocio, y además, no cuentas con los recursos económicos necesarios para tener tu propia oficina, debes saber que en internet podrás encontrar oficinas virtuales, las cuales te ofrecen precios competitivos, y desde donde tendrás la posibilidad de iniciar las actividades de tu empresa, con todas las prestaciones de una oficina real.

Aquí podrás conocer, cuáles son los beneficios de tener una oficina virtual, tanto para tu empresa, como para tus empleados.

¿Cuáles son los beneficios de tener una oficina virtual?

Entre los beneficios de tener una oficina virtual, se encuentran los siguientes:

Ubicación Privilegiada:

Cuando quieres llevar a cabo tu propio negocio, lo más probable es que no desees emplear tu dirección particular con fines comerciales. Por tal razón, una oficina virtual será de gran beneficio, ya que muchas de ellas están ubicadas en sitios privilegiados a nivel comercial, independientemente de la ciudad donde se encuentren.

Con esta opción, ya no tendrás la necesidad de contratar un PO Box (casilla postal), la cual generará una impresión poco seria y profesional, para tu empresa o negocio.

No existe tiempo de traslado:

Con una oficina virtual, tendrás la ventaja de ahorrar de dos a tres horas diarias, en los preparativos diarios de traslado.

Este tiempo lo podrás concentrar, trabajando desde tu casa, donde veras aumentada la productividad de tu negocio.

Esto beneficiará a tus empleados, ya que estarán centrados en sus actividades laborales, y de una forma más flexible.

Servicios de secretarias profesionales:

La contratación de una oficina virtual, te ofrece la ventaja de contar con una secretaria profesional.

Esta se encargará de atender tus llamadas telefónicas, tomar notas, realizar seguimiento de clientes y proveedores, entre otras actividades. Pero además, podrás adquirir un paquete de servicios, entre los cuales se encuentran los siguientes:

Servicio de atención telefónica
Servicio de atención al cliente
Manejo de productos, servicios y mucho más

Estos servicios los contratarás mediante una cuota mensual, o suscripción al plan de tu preferencia.

Asistentes Virtuales:

Entre los servicios que ofrecen las oficinas virtuales, se encuentran los asistentes virtuales.

Si necesitas para tu empresa los servicios de un asistente virtual, las ventajas que estos te brindarán, serán las siguientes:

Trabajan desde su casa, oficina, o centro de negocios.
Están equipados a nivel de tecnología y comunicaciones
Pueden realizar las actividades de tu empresa mientras te encuentras descansando, ya que podrás contratar un asistente virtual en una ubicación geográfica con diferente huso horario.
Podrás contar con un profesional capacitado para realizar traducciones, investigaciones, búsquedas, entre muchas más actividades.
Dependiendo de la localidad geográfica donde contrates al asistente virtual, esto podrá significar un ahorro importante de dinero.

Ahorras dinero con tecnologia:

Las plataformas de oficinas virtuales están diseñadas con tecnología de punta, lo cuál proporcionará a ti y a tus empleados, una gran experiencia de manejo.

Solo tendrás que elegir una contraseña segura, y de esa manera acceder a los servicios que hayas decidido contratar.

Respecto a la tecnología que estas plataformas ofrecen, las mismas cuentan con un área de formación y supervisión para tus empleados. Esta capacitación ayudará a minimizar el riesgo que representa el trabajar de manera remota.

Contar con un espacio adecuado para reuniones:

Una empresa o negocio que apenas inicia sus labores, es probable que no cuente con un espacio para reuniones. Si este es el caso de tu empresa, debes saber que mediante una oficina virtual, podrás alquilar un espacio por el tiempo que requieras; en esta sala podrás reunirte con socios y clientes, y esto sin duda, causará una buena imagen a tu negocio.

Los empleados son más activos:

Un estudio realizado en Sidney, Australia reveló, que el riesgo de muerte puede disminuir en un 40%, en trabajadores con mayor movilidad en sus labores diarias, a diferencia de aquellos que se sientan más de 8 horas diarias frente a un escritorio.

En ese sentido, si decides optar por una oficina virtual, los empleados de tu empresa podrán trasladarse al sitio que consideren más cómodo y agradable, para la realización de las actividades diarias de tu empresa.

Acceso al talento mundial:

¿Tienes que realizar un viaje de negocios y necesitas una oficina virtual, o un asistente virtual?

La buena noticia es que actualmente a nivel global, existen empresas de oficinas virtuales a tu disposición, y en el momento que así lo requieras. Si debes emprender un viaje de negocios para verte con un cliente en otro país, tendrás la posibilidad de contratar una oficina virtual con sala de reuniones, y de esa manera cerrar ese negocio programado.

Pero si además, necesitas los servicios de un asistente virtual, a través de estas oficinas virtuales globales podrás contratar un asistente de forma temporal, para que se encargue de forma provisional de las actividades relacionadas con tu negocio.

Tienes menos gastos generales:

Si tomas la decisión de contratar una oficina virtual, con esta acción podrás ahorrarte una buena cantidad de dinero, en los siguientes servicios:

Pago por concepto de arrendamiento de oficina
Pago de servicios públicos
Pago relacionado con hardware y tecnología en general
Pago de papelería y suministros
Pago de pasivos a empleados

Aumenta la Productividad

Al decidirte por la contratación de una oficina virtual, esta acción podrá impulsar cambios en la productividad de tu plantilla de empleados, ya que:

Podrás supervisar la hora de entrada y de salida de los mismos
Revisarás el cumplimiento de sus metas laborales. De esta manera determinarás si estos podrán o no, mantener su empleo dentro de la empresa.
Observarás que cuando disminuye la rotación, los empleados se sentirán más motivados para ejecutar sus labores, ya que no tendrán que interactuar con otros trabajadores. Esto evitará situaciones negativas o enfrentamientos que podrían suscitarse, debido a la interacción personal.

Es importante agregar, que las oficinas virtuales no serán funcionales para aquellos negocios donde se requiera de manera obligada, la presencia física de sus empleados.

Sin embargo, existen empresas donde la tecnología les brinda la oportunidad de ejecutar su trabajo con mayor flexibilidad, y desde el lugar donde se encuentren.

Si este último es tu caso, será altamente beneficioso que optes por los servicios de una oficina virtual.

Servicios generales de una oficina virtual

Una oficina virtual en general, te ofrecerá los siguientes servicios:

Atención telefónica personalizada

Asignación de un número único de teléfono

Envío de notificaciones por email y SMS

Buzón de voz personalizado

Un portal de control

Posibilidad de acceder a cursos presenciales

Reservación de sala de reuniones

Servicio de proyector, o de Smart TV en reuniones de juntas

Servicio de Zoom Rooms

Reenvío de correspondencias

Escaneo, impresión y fotocopia de documentación

Vale la pena destacar, que las oficinas virtuales tienen domicilio físico en CDMX, Puebla, Monterrey, Guadalajara y Cancún.

Conclusiones

Si actualmente te encuentras emprendiendo un negocio, el cual está ajustado exclusivamente a la modalidad online, será de gran ayuda el disponer de una oficina virtual que te brinde ayuda profesional, entre otros servicios.

Además, a través de una oficina virtual, podrás disponer de una oficina moderna y equipada con equipos tecnológicos, servicios de internet y teléfono.

La elección de una oficina virtual significará un negocio inteligente y ahorrativo, ya que:

No tendrás que cancelar un alquiler
No tendrás gastos de equipamiento
No tendrás que pagar pasivos laborales
Podrás utilizarla el tiempo que así lo requieras

En ese sentido, una oficina virtual te ayudará a:

Tener un negocio altamente inteligente

A tener un negocio con diversas ubicaciones

A dedicarle más tiempo en calidad a tu negocio y clientela

A que tu negocio esté siempre disponible, ya que si tienes una oficina virtual podrás salir de vacaciones, salir a cenar con tus clientes o familiares, o simplemente descansar; esto se debe a que siempre estará alguien disponible para atender tu negocio.

Tendrás la seguridad de que todas las llamadas de tu negocio serán procesadas, y todos los clientes serán atendidos. En ese sentido, no tendrás el problema de inasistencias por enfermedad del recepcionista, secretaria, asistente, y otros empleados de tu empresa, ya que siempre habrá la rotación virtual de los empleados destinados a tales labores.

Podrás optimizar los recursos de tu empresa, en aspectos como: Tiempo, egresos mensuales, e inversión inicial.